Notariskantoor Dantuma
Notariskantoor Dantuma: Een volledige IT-overgang in één weekend
Een kantoorverhuizing en de overstap naar een nieuw notarieel softwarepakket brengen het risico op vertraging en verstoring met zich mee. Voor een druk notariskantoor, waar medewerkers dagelijks toegang moeten hebben tot dossiers en systemen, is dat geen werkbare situatie.
Alles in één keer vernieuwd
Notariskantoor Dantuma is gevestigd in Burgum, Friesland. Het kantoor bestaat uit zes medewerkers en houdt zich voornamelijk bezig met onroerend goed, familie- en ondernemingsrecht. Door de relatief oudere bevolking in de regio ontvangt het kantoor veel cliënten voor onder meer levenstestamenten en testamenten.
In juli 2023 verhuisde Notariskantoor Dantuma naar een nieuw pand. Tegelijkertijd stapte het kantoor over op een nieuw notarieel softwarepakket. Die combinatie vormde een logisch moment om ook de IT-omgeving opnieuw in te richten. For All IT verzorgde de technische overgang naar de cloud en stemde die kort af voordat het kantoor van locatie wisselde. Zo werd de ICT-infrastructuur voorafgaand in één weekend opgeleverd, met daarna een totale week van ontzorging. De fysieke verhuizing naar het nieuwe pand vond kort naderhand plaats, waar werknemers dus direct met de nieuwe omgeving konden werken.
Branchespecialisatie
Het kantoor werkte jarenlang samen met een lokale ICT-partij, maar stapte bewust over naar For All IT voor de specifieke kennis van het notariaat en de bijbehorende KNB-richtlijnen.
“Wij hadden het gevoel dat For All IT meer op de hoogte is van de KNB-richtlijnen, en daarnaast ervaring en sectorkennis meenam.” – Freddie Kooistra
Een soepele migratie naar de cloud
For All IT verzorgde de volledige migratie. In enkele dagen werd de bestaande omgeving overgezet naar de cloud, inclusief back-ups en de benodigde systemen. Daarna bleef For All IT nog een week aanwezig om vragen te beantwoorden en eventuele knelpunten direct op te lossen. Op vrijdag werkte het kantoor nog vanuit de oude locatie en op maandag konden alle medewerkers direct aan de slag in het nieuwe pand.
Meer dan alleen beheer
De samenwerking beperkt zich niet tot het technisch beheer van de omgeving. Ook na de overgang ondersteunt For All IT het kantoor bij dagelijkse IT-vraagstukken, zoals certificaten, Word en e-mail opties en de aanschaf of vervanging van laptops. Daarnaast adviseert For All IT over onderwerpen zoals mogelijke verbeteringen van de IT-omgeving.
Een belangrijk onderdeel van de samenwerking zijn de periodieke bezoeken van de vaste accountmanager. Ongeveer eens per drie maanden komt hij langs om te bespreken hoe het gaat, waar het kantoor tegenaan loopt en welke ontwikkelingen binnen de KNB-richtlijnen relevant zijn. Daardoor hoeft het kantoor zelf veranderingen niet voortdurend in de gaten te houden.
Ook wanneer er geen concrete problemen zijn, vindt dat contact plaats. “Dat er iemand fysiek langskomt van: hoe gaat het bij jullie op kantoor? Dat is een wezenlijk verschil.”
Volledige ontzorging voor Notariskantoor Dantuma
Voor Notariskantoor Dantuma zit de grootste meerwaarde in de combinatie van ondersteuning en nazorg. For All IT verzorgde de technische overgang, bleef na de migratie op locatie beschikbaar en blijft het kantoor daarna adviseren over relevante ontwikkelingen.
Freddie vat die ervaring bondig samen:
“Het is complete ontzorging.”
Wat kunnen we voor jou betekenen?
For All IT Services B.V.
Netwerklaan 42
3821 AG, Amersfoort
Tel: 088 – 751 02 02
Mail: info@forallit.nl
